Tính năng mới trên Microsoft Exchange 2016

Với sự ra đời sản phẩm Microsoft Exchange 2016, hãng Microsoft đã cho ra đời một bộ mặt mới về công nghệ, tính năng và dịch vụ mang lại của Exchange Server 2016 đồng thời chi phí đầu tư thấp bằng cách triển khai tích hợp Exchange 2016 On-Premises và sử dụng công nghệ tích hợp với Exchange Online của dịch vụ MS Office 365. Sau đây là các tính năng mới trên nền Microsoft Exchange 2016 so với các phiên bản trước đây là Exchange 2013 hoặc cũ hơn là Exchange 2010.

Thay đổi về mặt kiến trúc trên Exchange 2016

• Với Exchange 2016, Microsoft đã giảm số lượng Server Roles từ 5 xuống còn 2 là bao gồm Mailbox Server Roles và Edge Transport Server Roles. Trong đó Mailbox Server Roles trên Exchange 2016 nó bao gồm tất cả các chức năng tương đương với chức năng của Mailbox Server Roles và Client Access Server Roles trên nền Exchange 2013.
• Với Edge Transport Server Roles, chúng ta có thể triển khai trong vùng DMZ, hoặc vùng tách biệt của hệ thống so với vùng chứa các dịch vụ như Active Directory, Database…Edge Transport được thiết kế nhằm giảm thiểu tối đa các kiểu tấn công từ bên ngoài và bảo vệ hệ thống Exchange Server bên trong bằng cách sử dụng Edge Transport Server Roles như là một mặt tiếp xúc trực tiếp các luồng traffic từ internet vào, ngoài ra trên Edge Transport còn được triển khai các tính năng khác như Anti Virus, Anti Spam… hoặc được kiểm soát bằng các Rules được thiết lập trong Transport Rules của hệ thống Exchange.

Outlook Web App

Trên Exchange 2016, OWA đã có bước thay đổi nhằm tối ưu hóa hiển thị và phù hợp với các thiết bị như Tablet, Smartphone và các thiết bị máy tính thông thường. Sau đây là các tính năng cải tiến của OWA trên nền MS Exchange 2016.

• Platform-specific experiences for phones: Phù hợp hệ điều hành IOS và Android
• Premium Android experience: Hỗ trợ tốt trên các thiết bị sử dụng hệ điều hành Android và sử dụng trình duyệt Chrome.
• Email Improvements: Bao gồm kiểu hiện thị Single-Line trên Inbox và cải tiến kiểu hiện thị trên các khu vực Reading Panel, Archiving, Emojis…
• Contact Linking: Khả năng cho phép người dùng thêm các Contact từ tài khoản LinkedIn.
• Calendar: Trên Calendar đã cập nhật các chức năng mới như Email Reminders cho các Events trong Calendar…, khả năng tạo các mốc thời gian mới khi tạo Meeting Invitations, tối ưu hóa tìm kiếm trên Calendar, tạo Birthday Calendars…
• Search suggestions and refiners: Chức năng này giúp cải tiến chức năng tìm kiếm trong hộp thư người dùng, hỗ trợ người dùng tìm kiếm chính xác hơn những thông tin mà họ cần, ngoài ra việc tìm kiếm sẽ diễn ra nhanh hơn. Kết quả tìm kiếm ngoài những kết quả chính xác mà người dùng cần, ngoài ra hệ thống còn đưa ra những kết quả tương tự theo dạng Search Suggestions.
• New Themes: Hệ thống hỗ trợ 15 dạng themes, đa dạng cho người dùng lựa chọn kiểu giao diện hiển thị cho OWA.
• Options: Các hộp thư cá nhân đã được tối ưu hóa trong cách hiển thị, giúp người dùng dễ dàng thao tác các tác vụ hay dùng một cách nhanh chóng.
• Link Preview: Hỗ trợ người dùng chèn các link vào Email, Outlook… khi đó hệ thống tự động hiển thị các cửa sổ dạng preview để xem trước, lúc này nó cho phép người dùng chèn thêm các nội dung, thông tin mô tả, nội dung trên link đó.
• Pins and Flags: Tính năng này tương tự như chức năng Pin to Taskbar trên Windows, nghĩa là chúng ta có thể tạo các Pins cho các email chúng ta hay dùng và đặt chúng lên trên phần đầu của hộp thư hoặc đánh dấu theo dạng Follow-Up (Flags) để dễ dàng tìm kiếm.
• Performance Improvements: Hiệu năng được cải thiện đáng kể, cho phép người dùng tạo các Calendar Events, soạn thảo email mới, truy cập vào email cũ, tìm kiếm, chuyển đổi qua lại giữa các Folder…một cách nhanh chóng và thời gian delay giữa các thao tác được giảm xuống thấp nhất.
• New Outlook on the web action pane: Cho phép người dùng thao tác nhanh các tác vụ hay dùng như New Email, Reply All, Delete… Ngoài ra một số chức năng mới cũng được thêm vào như Archive, Sweep, Undo…

MAPI over HTTP

• Giao thức MAPI Over HTTP được chọn làm giao thức mặc định cho phép MS Outlook kết nối đến Exchange Server. Giao thức MAPI Over HTTP được cải tiến hơn về độ tin cậy, tính ổn định giữa kết nối của MS Outlook và Exchange Server bằng cách di chuyển Transport-Layer sang chuẩn kết nối HTTP. Điều này giúp cho hệ thống hoạt động ổn định hơn, các kết nối bị lỗi, chập chờn… sẽ được nhanh chóng khôi phục một cách tự động. Giao thức này hỗ trợ khắc phục được tình trạng mất kết nối của Outlook với Exchange Server khi người dùng thay đổi kết nối mạng hay máy tính vừa trở lại làm việc sau thời gian thiết lập chế độ ngủ đông “Hibernate” hay Sleep.

Document collaboration

• Exchange 2016 tích hợp với Sharepoint 2016 cho phép người dùng sử dụng OWA kết nối đến các tài liệu được chia sẻ và lưu trữ tại Onedrive for Business hoặc lưu trữ tại Sharepoint Server On-Premises thay vì chúng ta phải đính kèm nội dung tài liệu vào trong email.
• Trong trường hợp các tài liệu đính kèm thuộc dạng Word, Excel, Powerpoint và lưu trữ tại OneDrive for Business hoặc lưu trữ tại Sharepoint On-Premises thì người dùng có thể xem hoặc thao tác trực tiếp trên OWA.
• Ngoài ra một số tính năng được cải thiện như lưu file tại OneDrive, Uploading file lên OneDrive, các dữ liệu hay dùng thì sẽ được tự động lưu trữ tại local và online.

Office 365 Hybrid

• Chức năng Hybrid Configuration Wizard (HCW) đã được tích hợp vào từ phiên bản Exchange 2013, tuy nhiên tại Exchange 2016 khi chúng ta có nhu cầu triển khai Hybrid, chúng ta sẽ download gói cài đặt này từ website, gói cài đặt này có các chức năng giống với các phiên bản cũ hơn là Exchange 2013 tuy nhiên sẽ có một số cải tiến như:
  • Hỗ trợ cập nhật nhanh chóng các thay đổi trên dịch vụ Office 365.
  • Hỗ trợ cập nhật và phát hiện ra các lỗi do thao tác khi người quản trị cấu hình triển khai Office 365 Hybrid.
  • Hỗ trợ chẩn đoán và khắc phục các lỗi trong quá trình triển khai Hybrid bằng cách chúng ta chạy các tác vụ có trong Wizard.
  • Exchange ActiveSync clients tự động nhận dạng và điều hướng đến Office 365 khi hộp thư của người dùng được di chuyển từ Exchange On-Premises lên Exchange Online của Office 365. Sau khi mọi kết nối được điều hướng lên Office 365, những thiết lập có trong profiles của thiết bị mà người dùng đang sử dụng sẽ tự động cập nhật các thông tin URL mới của Exchange Online. Điều nay có nghĩa mọi thiết lập đều được tự động, không cần sự cai thiệp của người quản trị.

Data Loss Prevention

• Để tuân thủ các tiêu chuẩn, chính sách của ban ngành, tổ chức về việc bảo vệ thông tin nhạy cảm của tổ chức và ngăn ngừa các trường hợp vô ý làm tiết lộ thông tin nhảy cảm của tổ chức. với các DLP policy và Transport Rules trên Exchange 2016, chúng ta có thể dễ dàng nhận diện, giám sát và bảo vệ các thông tin nhảy cảm với hơn 80 kiểu policy được định nghĩa trên hệ thống bao gồm các điều kiện và hành động tương ứng:
  • Với điều kiện: Any attachment has these properties, including any of these words: Các Transport Rules trên Exchange 2016 tự động nhận dạng được nội dung của các email, của các file đính kèm trên email, nếu có chứa nội dung nhảy cảm trùng với các từ khóa, dữ liệu mà chúng ta khai báo sẵn trong các Policy thì lúc này hệ thống sẽ áp dụng các chính sách DLP cho các email này bằng các hành động thiết thực như ngăn chặn, cảnh báo, điều hướng email về một nơi khác…
  • Với hành động: Notify the recipient with a message: Transport rules có thể gửi email thông báo cho người nhận với các câu thông báo được người quản trị thiết lập sẵn trên hệ thống. Ngoài ra Transport Rules cho phép chúng ta thiết lập tự động gỡ bỏ các tập tin đính kèm chứa các thông tin nhảy cảm trước khi chuyển email đến địa chỉ người nhận.
  • Với hành động: Generate incident report and send it to: Hệ thống sẽ tự động sinh ra các dạng báo cáo và gửi nội dung nay đến nhiều người, nhóm người khác nhau trong tổ chức.

In-Place Archiving, Retention and eDiscovery

• Trên Exchange 2016, các tính năng In-Place Archiving, Retention và eDiscovery được cải tiến một cách rõ ràng, giúp cho việc triển khai các chính sách, tuân thủ của tổ chức được diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.
  • Public folder support for In-Place eDiscovery and In-Place Hold: Exchange 2016 đã tích hợp Public Folders vào trong In-Place Discovery và Hold Workflow. Bạn có thể sử dụng In-Place eDiscovery để tìm kiếm Public folder trong tổ chức của bạn và ngoài ra bạn có thể đặt In-Place Hold vào trong Public Folder.
  • Compliance Search: Compliance Search là một tính năng eDiscovery Search có trên Exchange 2016 nhằm cải tiến khả năng tìm kiếm. Chúng ta có thể dùng nó để tìm kiếm một lượng Mailboxes rất lớn chỉ trong 1 lần tìm kiếm. Trong thực tế, không có giới hạn về số lượng Mailboxes mà chúng ta có thể tìm kiếm chỉ trong 1 lần tìm kiếm, do vậy chúng ta có thể tìm rất cả Mailboxes trong hệ thống của chúng ta chỉ với 1 lần tìm kiếm.

Improved performance and scalability

• Với Exchange 2016, chức năng tìm kiếm đã được thiết kế lại, trước đây việc tìm kiếm trên Exchange Server là một thuật toán tìm kiếm đồng bộ và tuần tự trên các Exchange Server, còn hiện nay kiến trúc mới trên Exchange 2016 là kiến trúc không đồng bộ và phân cấp. Nghĩa là nó phân phối việc tìm kiếm trên nhiều máy chủ đồng thời và sẽ cố gắng tìm kiếm nhiều lần nếu có bất kì 1 máy chủ nào đang trong trạng thái bận rộn. Điều này giúp cho kết quả trả về của việc tìm kiếm đáng tin cậy hơn và kết quả nhanh hơn nhiều so với việc tìm kiếm trên các máy chủ Exchange 2013 trước đây.

Công Linh